Curso: Comunicación Empresarial

Grupo 1: Reyes - Ledezma - Veitia - Velasquez - Villafranca

Sistema Comunicacional en el IPASME

Johan V.

     La buena comunicación debe conseguir mejorar la actitud de los trabajadores de la empresa. Primero que todo, cabe cuestionarse si las empresas tienen clara la idea de qué es comunicación y de qué manera la empresa transmite la información a toda la organización.

     ¿Se comunica? Es curioso observar como organizaciones de cierta entidad carecen de un sistema básico de comunicación, vehículo de transmisión de la información. Para poder comunicar debe haberse establecido un sistema de comunicación ya sea formal o informal. Y el establecimiento de este sistema es una de las funciones y responsabilidades de la Dirección de la empresa.

     ¿Qué tipo de información se comunica? La información a comunicar tiene que ser información relevante y oportuna para toda la organización, que sea de interés y utilidad.

     ¿Es valiosa? La información ha de ser valiosa, preciada, sustanciosa y sustancial. En la medida que la comunicación sea de relleno, insustancial y vacía de contenido devaluará irreversiblemente el sistema de comunicación de la empresa.

     Uno de los principales sistemas de comunicación, en la empresa donde trabajo, es el Intranet, el cual ha permitido solventar muchos problemas de comunicación interna, y ha disminuido los rumores entre los distintos departamentos. Cada vez que surge un rumor de algún "supuesto bono especial", aumento salarial, beneficio de becas, retroactivo, entre otros, los trabajadores inmediatamente apelamos al Intranet para verificar la información. Si no conseguimos la información publicada, inmediatamente la desechamos, pues sabemos que hasta que no aparezca publicada en el Intranet, no es cierto.

     Esto también obedece, a la buena reputación que se ha hecho la Institución, puesto que todo lo que publican por este medio siempre se ejecuta. Todo compromiso económico que aparece en el Intranet, es honrado por la empresa y en el plazo estipulado. De igual manera, la Empresa posee varias sedes o núcleos en el interior del País, y el funcionamiento de cada sede independientemente y  como un engranaje simbiótico que permita entender la Institución como una sola, es gracias al Intranet que permite el flujo de la información de manera rápida y eficaz entre cada una de ellas. Muchos trabajadores del interior del País, ya no tienen que desplazarse a la sede principal en busca de información, ya que la misma nos llega a todos de manera simultánea y confiable.

Sistema Comunicacional en la Coca Cola

Velázquez, R.

La web es una herramienta muy útil para mediar el aprendizaje, promover la comunicación y fortalecer las relaciones sociales entre los individuos, facilita la construcción y diseminación de contenidos y fomenta las habilidades colaborativas y participativas.

En Coca Cola Femsa, S.A ésta herramienta es el principal canal de comunicación interno donde se da a conocer un sin fin de información  propia de la empresa como la misión, visión, valores, actuación de recursos humanos,  noticias, informes administrativos, marketing, productos, responsabilidad social, etc.

Además de información institucional, también cuenta en esta misma plataforma (Intranet), con un sistema de apoyo para procesos en el sistema ERP que se utiliza actualmente. Como se muestra a continuación:

Siguiendo en este orden de ideas, también manejamos el Comunicator, una herramienta de comunicación escrita  instantánea que nos sirve de auxiliar a la vía telefónica cuando ésta falla, es un chat que mantiene conectados a todos los empleados de las 4 plantas y los centros de distribución en todo el país, es muy útil ya que en algunas ocasiones esta herramienta permite ser más precisos con la información que debemos comunicar por ejemplo, nros. Telefónicos, enlaces web, transacciones contables, etc.

Otro medio, no menos importante es el Correo Electrónico, es de frecuente utilización para manejar comunicaciones formales tanto internas como externas a la Planta. Desde hace mucho tiempo, desaparecieron las comunicaciones impresas ya que generaban mayor costo, menos eficiencia y sobre todo era imposible lograr la interrelación simultánea de todos los involucrados en el tema.

Las Reuniones con los equipos de trabajo se realizan mensualmente con el fin de difundir información de procesos, económicos, financieros, de auditorías, de la planificación de objetivos, de retroalimentación, de formación, etc.

Por otra parte, Coca Cola Femsa, S.A PV cuenta con un departamento de relaciones laborales quienes son los encargados de mantener actualizadas las carteleras de la planta, generalmente es información de interés para los trabajadores, por ejemplo, el cronograma de las prácticas deportivas, dotación de uniformes e insumos, actividades internas, etc.

Experiencias Comunicacionales en Coca Cola Femsa, S.A.

Desde mi punto de vista, considero que los medios de comunicación en la organización donde me desempeño, son tecnológicamente hablando muy eficientes. El proceso de comunicación, generalmente es unidireccional, es decir, fluye desde la gerencia hacia abajo con mucha claridad y rapidez, permitiendo que todos los trabajadores estemos enterados de muchos aspectos institucionales, legales, de procesos, etc., logrando el cumplimiento de las metas en cajas fleteadas (cajas producidas y despachadas), manteniéndonos como líderes en el mercado en el que competimos.  Muchos se preguntarán, competimos? Si, competimos, cada día existen nuevos productos que se incorporan en el mercado de bebidas embotelladas que nos hacen considerar nuevas formas de sostenimiento para no disminuir la producción.  

Hasta aquí, el modelo comunicacional unidireccional interno es eficiente, sin embargo, desde mi percepción, hay muchos canales de comunicación que no son empleados eficientemente por los directivos, aún cuando las órdenes, indicaciones o sugerencias pueden llegar rápidamente a través del correo electrónico o del chat interno (comunicator), en todo momento se evita el contacto personal, tanto que hasta para ponernos de acuerdo para salir a almorzar se utiliza este instrumento, que en ocasiones genera vacíos de información.

Se pudiera pensar que en las reuniones que se realizan mensualmente exista el feddback, y en efecto existe, pero nuestra relación de trabajo no es mensual, es diaria y por ello se debe generar un clima más abierto al intercambio de ideas y no someternos a la intervención mensual ya que cuando llega el momento de exponer la situación ya se ha perdido el sentido de ésta.

Mis sugerencias a la solución de este problema, no va más allá de la creación de un clima organizacional mucho más abierto a la espontaneidad de cada uno de los integrantes de los equipos de trabajo, donde las observaciones y aportes sean considerados más a menudo y permitir que la creatividad  y la colaboración sean instrumentos de adaptación a los cambios que día a día experimentamos en cualquier aspecto de la empresa.

Es necesario entender las nuevas tecnologías como apoyo y cambio en este nuevo concepto de comunicación interna; tanto para grandes empresas como, medianas y pequeñas. Con ello lograremos:

-          Establecer líneas de comunicación internas.

-          Conocer los programas de acogida para las nuevas incorporaciones.

-          Informar a los trabajadores sobre lo que ocurre en la empresa.

-          Hacer partícipes a los trabajadores de las decisiones, proyectos, actualizaciones e  iniciativas en la empresa.

-          Crear una mayor motivación por parte de los trabajadores.

-          Dar a conocer nuevos programas formativos.

-          Evitar confusiones.

-          Mejorar el clima laboral.

-          Crear imagen corporativa y de esta forma fortalecer los lazos con los clientes.

-          Mejorar la implicación de los trabajadores en la organización.

Consejos para lograr una buena comunicación interna

1.

Fomentar la comunicación interna, pero sobre todo a través del uso de herramientas tecnológicas, ayuda en la gestión del talento de las nuevas generaciones que se incorporan a las empresas, ya que están muy familiarizadas con las mismas y conocen las ventajas de su uso.

¿Están suficientemente desarrolladas las estrategias de comunicación interna en las empresas españolas?, ¿Qué herramientas pueden ayudarnos a fomentarla?, ¿Es necesario adaptar la cultura empresarial para un mejor desarrollo de la comunicación interna?

Sistema Comunicacional en Villafranca

Yo soy Moisés V., Gerente de la granja avícola Villafranca, entendemos que la comunicación no debe ser sólo unidireccional, por lo que practicamos los tres tipos de comunicación para garantizar que las ideas e informaciones fluyan de manera constante dándose una retroalimentación entre el personal y la gerencia.

1. Comunicación descendente

Se trata de la comunicación formal básica, ésta se da desde las directiva de la empresa (presidente-vicepresidente) y desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica(gerente general-gerente de producción-jefe de almacén-jefe de carga y despacho). Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa. Para ello utilizamos mecanismos como:

·         Manual del empleado

·         Carta al personal

·         Reuniones informativas

·         Entrevista

·         Cartelera

·         Circulares y correos electrónicos grupales

2. Comunicación ascendente

Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de nuestro personal y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente. Utilizamos como mecanismos:

•  Buzón de sugerencias
• Entrevista
• Intranet
• Correo electrónico
• Reuniones periódicas

3. Comunicación horizontal

Esta existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entre pares         (presidente-vicepresidente) y (línea de gerentes). En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:

·         Reuniones por departamentos o grupos de trabajo

·         Sesiones informativas

·         Correo electrónico

·         Redes sociales

Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)

Sistema Comunicacional en el Banco Industrial

Mi nombre es María R., actualmente laboro en el Banco Industrial de Venezuela, desempeñándome como Contadora, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia.  Soy miembro de esta institución desde el año 2006 donde comencé trabajando en el cargo de Analista de Crédito adscrita a la Gerencia Regional, cargo que desempeñe durante 5 años hasta que fui trasladada como contadora a mi actual cargo.

Dentro de los medios de comunicación que maneja mi organización tenemos los memorandos internos los cuales son utilizados tanto para enviar documentos entre las oficinas, como para pasar comunicaciones a los empleados, en estos pueden estar incluidos recordatorios, llamados de atención y amonestaciones.  También utilizamos el correo interno, manejado a través de la intranet, donde nos pueden enviar instrucciones de usos operativos, así como resoluciones emitidas por los diferentes organismos del gobierno.

Manejamos varios sistemas internos dentro de los cuales los cajeros y los promotores solicitan autorización de los supervisores para poder terminar una transacción. Estos también son manejados a través de intranet. 

Sistema Comunicacional en Suelopetrol

Y. Ledezma.
Soy Administradora, de la División de Oriente.

Suelopetrol tiene sus oficinas principales en la ciudad de Caracas, y cuenta con dos divisiones en el Oriente del País, algunas veces se establecen campamentos de trabajo en distintas áreas del País o extranjero, dependiendo del proyecto a ejecutar.

La comunicación dentro de Nuestra organización tiene un rol esencial, partiendo desde su constitución y siguiendo posteriormente en el desarrollo de su evolución y crecimiento; para mantenernos sincronizados con las actividades a ejecutar hacemos uso de diversos medios de comunicación, desde memorando, correspondencias, teléfono, hasta los distintos medios digitales como correos electronicos, web corporativa, sistemas comunicacionales IP, intranet, etc. 

Al hacer uso de estos medios de comunicación, es muy importante de que cada miembro de la empresa se asegure:

a) Que uno dice claramente lo que quiere decir.

b) Que comprende de la forma más clara posible lo que quieren decir los demás.

c) Permitir a los demás comprender lo que quieren decir. (Que estemos de acuerdo sobre qué estamos hablando)

Una comunicación es exitosa cuando hay claridad del mensaje propio y comprensión correcta del mensaje de los otros.

Si en una empresa se tienen en cuenta los aspectos comunicacionales de las relaciones humanas se pueden evitar "cortocircuitos", fuente de desaliento y desmotivación para la tarea y transformar aún los ruidos improductivos de la comunicación informal en un sonido enriquecedor.